Подключение можно выполнить в разделе Администрирование → Интеграция со Smartway.

Там вы найдете два блока:

1. Получение данных — отвечает за загрузку услуг и авансовых отчетов.
2. Отправка данных — отвечает за выгрузку данных по сотрудникам в Smartway.

Второй блок активируется при необходимости. Он не ограничивается разовой выгрузкой и автоматически поддерживает актуальность данных сотрудников. Если в карточке сотрудника в «1С» меняются ФИО, подразделение или должность, информация обновляется и в Smartway. Это ускоряет настройку интеграции и упрощает работу с персональными данными.

Подключить интеграцию может только администратор личного кабинета. После подключения первого блока «1С» сформирует 32-значный код. Скопируйте код и вставьте его в соответствующее поле, в разделе «Интеграции».

Если ваши юридические лица находятся в разных базах 1С, необходимо сформировать отдельный ключ в каждой базе.

В личном кабинете Smartway каждое юридическое лицо также указывается отдельно, с привязкой к своему ключу — как на примере ниже.

Если все юридические лица находятся в одной базе 1С, то используется один общий ключ. Укажите этот ключ в личном кабинете для всех юридических лиц — как на скриншоте ниже.

Подробную видео-инструкцию вы можете посмотреть по ссылке.

Как подключить выгрузку сотрудников

1. Для настройки выгрузки сотрудников перейдите в раздел Администрирование → Интеграция со Smartway

2. В разделе «Отправка данных» нажмите «Включить» и укажите логин и пароль администратора аккаунта Smartway.

3. Подключите интеграцию с сервисом Smartway.
После подключения станет доступен раздел «Настройки отправки информации (Выгрузка сотрудников)». Здесь можно настроить регулярную передачу данных сотрудников в Smartway и указать тех, кого не нужно выгружать, добавив их в список исключений.

1. Сразу после покупки мы выгружаем билеты в «1С». Они учитываются по счету 60 как аванс поставщику. Формируется проводка: Дебет 76,14 / Кредит 60,01

Пример проводки по покупке:

3. После возвращения из командировки, сотрудник должен предоставить посадочный талон или справку о перелете для проведения авансового отчета. Чтобы сформировать отчет, достаточно указать даты командировки и ФИО сотрудника — билеты загрузятся автоматически.

4. После проведения авансового отчета формируются проводки:

• Дебет 26 (или другой счет, указанный в качестве основного счета учета затрат) Кредит 76.14 — на стоимость билетов без учета НДС.
• Дебет 19.04 Кредит 76.14 — на сумму НДС.

Помимо записей в регистре бухгалтерии, создается запись в регистре НДС предъявленный. Одновременно с этим в системе формируются документы по авансовому отчету: счет-фактура (БСО) с флагом «Отразить вычет НДС в книге покупок».

На дату авансового отчета отражается вычет НДС:

• Дебет 68.02 Кредит 19.04 — на сумму НДС.

Кроме бухгалтерских проводок, формируются записи в регистрах НДС покупки и НДС предъявленный.

Причина
«1С» сопоставляет юридические лица по ИНН, КПП, полному и сокращенному наименованию. Если эти данные отличаются от тех, что указаны в вашей «1С» и в личном кабинете Smartway, система не сможет определить, что это одна и та же организация. Чаще всего это происходит, когда реквизиты компании обновили в «1С», но не изменили в личном кабинете Smartway.

Как это исправить
Отправьте в поддержку Smartway скриншот карточки вашей организации из «1С», чтобы мы сверили реквизиты и внесли корректировки.

Карточку организации в «1С:Бухгалтерии» можно найти так:

• Перейдите в раздел Главное → Организации.

Дубль сотрудника после выгрузки билетов

Такое может произойти, если у вас версия «1С» ниже 3.0.178. В этих версиях «1С» создает нового сотрудника, если данные, которые приходят из Smartway вместе с билетом, не совпадают с тем, что указано в вашей базе.

«1С» сравнивает два поля:

• ФИО
• Дата рождения

Если хотя бы одно из них отличается, «1С» создает дубль.

Начиная с версии 3.0.178 и выше логика изменилась: новые сотрудники больше не создаются автоматически. Если данные отличаются, «1С» просто оставляет поле «Сотрудник» пустым, и проводки по билету не формируются.

Как решить проблему, если у вас версия ниже 3.0.178

• Приведите ФИО и дату рождения сотрудника к единому формату в «1С» и Smartway (проверьте даже лишние пробелы).
• Удалите дубль в «1С» и укажите правильного сотрудника в билете.

При следующих выгрузках с этим сотрудником ошибок быть не должно. 

Чтобы избежать дублей по другим сотрудникам, в настройках «1С» можно установить запрет на автоматическое создание сотрудников при несовпадении данных — тогда поле останется пустым. Инструкция приведена ниже. Альтернативный вариант — обновить программу до версии 3.0.178 и выше, где этой проблемы нет.

Почему поле «Сотрудник» может быть пустым

Это происходит, если одновременно выполняются два условия:

• В вашей «1С» есть такой сотрудник, но его ФИО или дата рождения не совпадают с данными в личном кабинете.
• Версия программы 3.0.178 и выше.

В таких версиях «1С» не создает сотрудника автоматически и оставляет поле пустым. Если вам нужен автоматический перенос с созданием нового сотрудника, это можно включить вручную, но тогда в справочнике появится дубль. 

Как включить или отключить автоматическое создание сотрудника

Если включить настройку, то при ситуации, когда «1С» не «узнает» сотрудника, произойдет следующее:

• Поле «Сотрудник» в билете останется пустым.
• Документ «Поступление» не будет проведен.

Настройка находится в справочнике «Настройки загрузки данных из внешних систем» и доступна пользователю с правами администратора в 1С.

Ее можно найти через поиск в «1С» или по ссылке: e1cib/list/Справочник.НастройкиЗагрузкиДанныхВнешнихСистем. 

При записи билета «1С» автоматически подставляет сотрудника в документ поступления и сразу проводит этот документ.

По готовому решению в «1С:Бухгалтерию» мы передаем только авиа-, ж/д и билеты на Аэроэкспресс — по ним формируются бланки строгой отчетности, и бухгалтер сразу должен принять их к учету. Это не ошибка, поскольку учет услуг с БСО и без БСО отличается.

Некоторые клиенты автоматизируют работу так: билеты получают автоматически через интеграцию сервиса с «1С», а остальные услуги — через акты, поступающие в «1С» по интеграции с ЭДО. Такой подход позволяет разделить потоки и упростить учет.

Важно: интеграцию между ЭДО и «1С» вы настраиваете самостоятельно, при этом никаких дополнительных доработок не потребуется.

Если вам подходит такой вариант, мы рекомендуем изменить схему закрывающих документов: сделать отдельные акты для гостиниц, сборов и билетов. В этом случае акты по гостиницам и сборам вы будете подписывать и проводить, а по билетам — только подписывать.

Для уточнения деталей и изменения схемы закрывающих документов напишите в чат Travel-помощнику.

Мы не передаем дополнительные услуги в «1С:Бухгалтерию», чтобы бухгалтер мог сам решить, как их учитывать: провести как билет и принять НДС к вычету по БСО или учесть по акту выполненных работ.
Чтобы вам было проще, для таких услуг мы сделали отдельный акт. Остальные документы не меняются — вы можете продолжать использовать их как обычно.

Обратите внимание: теперь вы можете скачать бланк по дополнительной услуге в любое время. Для этого откройте нужную поездку в разделе «Поездки».

В «1С:Бухгалтерия» авансовый отчет по умолчанию выгружается с типом «Закупка, расходы», а не «Командировка». Эта форма более универсальная: в ней можно отражать не только билеты, но и любые другие расходы, включая товары и услуги.

По информации технической поддержки «1С», изменить тип на «Командировка» можно с помощью группового изменения реквизитов. 

Как изменить тип авансового отчета в «1С:Бухгалтерии»:

1. Откройте Администрирование →Настройки программы →Обслуживание.

2. Затем Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. 

3. Убедитесь, что объект для изменения — «Авансовый отчет». Обычно он подставляется автоматически. Внизу нажмите «Дополнительные параметры», перейдите в раздел «Специальные возможности» и включите опцию «Показывать служебные реквизиты». Нажмите «ОК», чтобы подтвердить.

4. Найдите строку «Вид операции», нажмите справа в поле «Новое значение» и выберите «Командировку».

5. В правом нижнем углу нажмите «Изменить реквизиты». После этого все авансовые отчеты, которые еще не провели, будут иметь тип «Командировка».

Действительно, операции по обмену билетов в закрывающих документах и в «1С:Бухгалтерии» могут отображаться по-разному. Это происходит, когда при обмене билету присваивается новый номер.

В закрывающих документах отражаются:

• Покупка первоначального билета.
• Доплата, например: «Изменение даты вылета Москва–Пенза #421-21212121, выписан новый билет #421-121212124, Иванов Александр Евгеньевич, 14.03.2025–14.03.2025».

В «1С» это оформляется тремя операциями:

1. «Покупка» — стоимость первоначального билета.
2. «Обмен (возврат)» — стоимость первоначального билета.
3. «Обмен (покупка)» — стоимость нового билета с учетом доплаты.

«1С:Бухгалтерия» всегда показывает обмен так: сначала отражается стоимость старого билета, его возврат,  затем — нового, с учетом доплаты. В итоге в обеих системах формируются одинаковые расходы по билетам — различается только внешний вид операций.

Если после настройки данные не загрузились, изучите эту инструкцию.